Trong năm năm qua, Văn phòng Tỉnh ủy đã tham mưu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức Hội nghị trực tuyến sơ kết 2 năm (2016 - 2017) thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và phương hướng nhiệm vụ trọng tâm 3 năm (2018 - 2020); Hội nghị quán triệt triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho 431 đại biểu là lãnh đạo cấp ủy, văn phòng, mặt trận, đoàn thể và cán bộ văn thư, lưu trữ các cấp; tổ chức tập huấn với 580 đại biểu là cán bộ văn thư, lưu trữ các cấp. Đồng thời, tổ chức 07 lớp tập huấn sử dụng Hệ thông tin điều hành tác nghiệp Lotus Notes giao diện web có tích hợp chữ ký số bảo mật của Cục Cơ yếu  Đảng - Chính quyền cho các đối tượng là văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

Trên cơ sở đó, các huyện, thị, thành ủy và đảng ủy trực thuộc ban hành các văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ cho cấp ủy xã và các đơn vị trực thuộc. Đồng thời, cấp ủy huyện thường xuyên triển khai thực hiện Hướng dẫn số 59-HD/VPTW, ngày 12/11/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ cơ quan huyện, thị, thành ủy. Các cơ quan của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện Hướng dẫn số 14-HD/VPTW, ngày 13/12/2022 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội.

Từ năm 2017 đến nay; đội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ thường xuyên được quan tâm, rà soát, củng cố, kiện toàn đáp ứng cơ bản nhu cầu nhiệm vụ. Chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh và huyện thực hiện đúng quy định. Riêng cấp xã không có chế độ, chính sách cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.

Việc văn bản hóa biên bản hội nghị được các đơn vị thực hiện khá tốt. Biên bản hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy và các hội nghị được ghi trong sổ do Chánh hoặc phó Chánh Văn phòng cấp ủy quản lý. Văn phòng Tỉnh ủy đã ban hành Hướng dẫn số 02-HD/VPTU ngày 03/3/2023 của Văn phòng Tỉnh ủy về ghi biên bản các hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực các cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh ủy, cụ thể hóa Hướng dẫn số 16-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng, nhằm thống nhất cách ghi biên bản từ cấp tỉnh đến cơ sở. Nhiều cơ quan, tổ chức đảng đã ban hành danh mục hồ sơ của cấp ủy cấp mình.

Công tác thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử của đảng ở cấp tỉnh, lưu trữ cơ quan cấp ủy huyện, các cơ quan, tổ chức được quan tâm chỉ đạo. Năm 2019, Văn phòng Tỉnh ủy đã bàn giao tài liệu Khu ủy Khu VI và Đoàn chuyên gia Việt Nam tại Campuchia về Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng. Cán bộ, công chức nhận thức đầy đủ hơn về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Trong 05 năm qua, công tác văn thư, lưu trữ có sự chuyển biến tiến bộ, kết quả đạt được khá tốt. Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được ban hành tương đối đầy đủ, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện có nề nếp công tác văn thư, lưu trữ thống nhất từ tỉnh đến cơ sở. Tổ chức Hội nghị tập huấn, quán triệt tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm thực hiện, qua đó cấp ủy các cấp chỉ đạo sát sao và tạo điều kiện công tác văn thư, lưu trữ thực hiện được tốt hơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm chỉ đạo, tổ chức thực hiện đúng quy định. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện thường xuyên hàng năm. Cán bộ văn thư, lưu trữ được quan tâm bổ sung, định kỳ bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ. Cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường. Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được chú trọng, số lượng người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng, góp phần thực hiện tốt công tác cải cách hành chính trong Đảng.

Bên cạnh kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị - xã hội trong thời gian qua còn một số tồn tại, hạn chế:

- Một số cơ quan, tổ chức chưa quản lý chặt chẽ văn bản, nhất là văn bản đến; chưa văn bản hóa đầy đủ biên bản để lưu trong các hồ sơ hội nghị; một vài trường hợp lấy số văn bản đi trùng số hoặc khuyết số. Một số cấp ủy xã còn tình trạng chưa lưu bản gốc văn bản đi ở bộ phận văn thư, nhất là văn bản đại hội đảng bộ xã; việc đăng ký, quản lý tài liệu mật chưa chặt chẽ theo quy định. 

- Văn bản, giấy tờ còn nhiều; việc xử lý văn bản đi, đến theo quy trình khép kín triển khai còn chậm.

- Công tác thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cấp ủy huyện, xã chưa đầy đủ, chất lượng chỉnh lý tài liệu chưa bảo đảm yêu cầu nghiệp vụ, ảnh hưởng đến công tác phục vụ khai thác, nghiên cứu sử dụng, phát huy giá trị tài liệu. Tiến độ xử lý tài liệu tồn đọng còn chậm, số lượng tài liệu chưa chỉnh lý còn lớn, nhất là cấp huyện.

- Cơ sở dữ liệu văn kiện đảng, mục lục hồ sơ kho lưu trữ của một số cấp ủy chưa được quản lý trên mạng, chưa được chứng thực điện tử, làm hạn chế việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Điều kiện kho, phòng, thiết bị bảo quản ở nhiều cơ quan, tổ chức chưa đảm bảo, chưa bố trí phòng, kho riêng bảo quản tài liệu hoặc bố trí diện tích quá chật hẹp, thiếu các trang thiết bị cần thiết (điều hòa, hút ẩm, hệ thống phòng cháy, chữa cháy,..), nguy cơ ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu.

Tồn tại, hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân:

- Nhận thức của nhiều lãnh đạo các cấp về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ chưa thật đầy đủ. Một bộ phận cán bộ, chuyên viên xem công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ.

- Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức chưa trang bị đầy đủ kiến thức nghiệp vụ về lưu trữ. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cấp huyện còn thiếu, kiêm nhiệm công việc. Cán bộ văn phòng cấp ủy xã kiêm nhiều việc nhưng chế độ đãi ngộ chưa tương xứng, nên thường xuyên nghỉ việc. Cán bộ lãnh đạo văn phòng cấp ủy phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở nhiều cơ quan, tổ chức thường xuyên có sự thay đổi, chưa hiểu rõ về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

- Việc đầu tư kinh phí xây dựng kho, phòng, cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức.

- Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử chưa được bổ sung, sửa đổi kịp thời với thời hiệu thi hành các văn bản luật có liên quan.

Nhằm triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới đạt hiệu quả hơn, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần phải tập trung những nhiệm vụ, đó là :

1. Tiếp tục làm tốt công tác quán triệt, tổ chức thực hiện tốt Luật Lưu trữ, Quy định 270-QĐ/TW và Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; Hướng dẫn số 59-HD/VPTW, ngày 12/11/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ cơ quan huyện, thị, thành ủy và các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Củng cố, tuyển dụng đội ngũ cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ có kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn; đồng thời tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao năng lực tham mưu, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại cấp mình.

3. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội; rà soát, bổ sung, sửa đổi hoặc ban hành mới những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (như: Quy chế công tác lưu trữ; danh mục hồ sơ hiện hành; quy định về quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định về quản lý và lập hồ sơ điện tử,...) phù hợp với quy định của Trung ương.

4. Tập trung chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của cấp mình đến hết năm 2020. Văn phòng cấp ủy huyện tham mưu lãnh đạo cấp ủy chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các ban đảng, các tổ chức chính trị - xã hội, trung tâm chính trị cấp huyện; đầu tư kinh phí cho việc thu hồi, chỉnh lý tài liệu tồn đọng và giao nộp về kho lưu trữ cấp huyện. Tổ chức, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn chỉnh lý và lưu trữ tài liệu tại đơn vị theo Hướng dẫn số 15-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng.

5. Tiến hành giải mật tài liệu trước khi giao nộp vào các lưu trữ lịch sử và giải mật tài liệu tại các lưu trữ lịch sử của Đảng.

6. Tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện tốt quy trình xử lý văn bản khép kín trên mạng; ứng dụng rộng rãi hệ thống chứng thực chữ ký số; bảo đảm an toàn, an ninh mạng, tổ chức tốt việc phân quyền và bảo mật thông tin trên mạng; chuẩn bị các điều kiện để thực hiện việc lập hồ sơ điện tử.

7. Thực hiện tốt việc lưu trữ lịch sử của Đảng cấp tỉnh, thu thập tài liệu của các cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh đến năm 2020, tổ chức thu tài liệu của đảng ủy quân sự, công an, biên phòng tỉnh theo quy định; thu thập được từ 50% trở lên khối lượng tài liệu bảo quản vĩnh viễn và 70 năm của cấp ủy huyện theo đúng quy định của Ban Bí thư Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng. Sắp xếp tài liệu khoa học, ngăn nắp; chủ động trong công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; phát huy giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ.

8. Tiếp tục đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất xây dựng, cải tạo, mở rộng kho lưu trữ chuyên dụng. Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện việc tập trung tài liệu lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức về Kho lưu trữ Tỉnh ủy.