Trong thời gian qua, Phòng Hành chính - Quản trị với khối lượng công việc nhiều, phức tạp, đòi hỏi chất lượng phục vụ ngày càng cao. Được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát của cấp ủy chi bộ, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, với sự cố gắng, khắc phục khó khăn, nêu cao tinh thần trách nhiệm của tập thể lãnh đạo phòng cùng các chuyên viên, nhân viên phòng luôn đoàn kết thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, kết quả nổi rõ là:
- Phối hợp với các Phòng, bộ phận, các cơ quan liên quan phục vụ chu đáo các sự kiện của tỉnh, các hội nghị, cuộc họp Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, hội nghị nghiên cứu quán triệt các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, các cuộc làm việc của Thường trực Tỉnh ủy về khánh tiết, trang trí, lễ tân, hậu cần và các điều kiện khác bảo đảm trang trọng, văn minh, lịch sự.
- Phục vụ đón tiếp các Đoàn khách đến thăm và làm việc với Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy ngày càng được chu đáo.
- Công tác phân công công chức, nhân viên đảm trách phương tiện phục vụ đưa, đón hàng ngày và các chuyến đi công tác của Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo luôn được đảm bảo an toàn.
- Quản lý và sử dụng tài sản, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan luôn được quan tâm chỉ đạo thực hiện kịp thời. Duy trì tốt và thường xuyên các hoạt động của các thiết bị điện, hệ thống cấp thoát nước và giữ gìn vệ sinh môi trường tại trụ sở cơ quan xanh, sạch, đẹp. Phối hợp với cơ quan công an đảm bảo an ninh trật tự trong khu vực trụ sở cơ quan. Với kết quả trên, đã góp phần xây dựng cơ quan, chi bộ vững mạnh.
Văn phòng Tỉnh ủy tham mưu Ban Thường vụ Tỉnh ủy tổ chức Hội nghị Tỉnh ủy
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, trong công tác phục vụ, có khâu, có việc chất lượng chưa cao, chưa có nhiều đổi mới, sáng tạo. Có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ, trong đó có nguyên nhân chủ quan là trách nhiệm chủ động tham mưu, thực hiện của một số công chức, nhân viên chưa cao; chưa tích cực phát huy tính sáng tạo; công tác phối hợp giữa các phòng có lúc, có nơi chưa chặt chẽ, cụ thể.
Để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, đồng thời khắc phục những hạn chế, tồn tại, khó khăn, vướng mắc công tác tham mưu phục vụ trong thời gian qua, nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo các nhiệm vụ trong tình hình mới. Phòng xác định công tác quản trị cần phẩn chuyên nghiệp hóa trong tất cả các khâu, các bộ phận thực hiện nhiệm vụ. Do vậy, yêu cầu đặt ra là từng bộ phận và mỗi cán bộ, công chức, người lao động của phải tiếp tục giữ gìn, xây dựng và phát huy truyền thống đoàn kết, cộng đồng trách nhiệm, nêu cao tinh thần trách nhiệm, tích cực, tận tụy, sáng tạo trong công việc và không ngừng nỗ lực, phấn đấu trong học tập, nghiên cứu, có phương pháp làm việc khoa học, chất lượng, hiệu quả.
Nhằm thực hiện tốt yêu cầu trên, công tác Quản trị của Văn phòng Tỉnh ủy cần thực hiện đồng bộ các giải pháp cụ thể như sau:
Thứ nhất, Mỗi cán bộ, nhân viên phải tự giác rèn luyện, tu dưỡng về đạo đức, lối sống, gương mẫu trong lời nói đi đôi với việc làm; giữ gìn sự đoàn kết, thống nhất trong nội bộ của Phòng, từng bộ phận.
Thường xuyên tranh thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, đặc biệt là của Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, sự phối hợp của các bộ phận, các phòng, cơ quan liên quan để làm tốt công tác phục vụ và tổ chức thực hiện các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đảm bảo kịp thời, chất lượng. Đổi mới lế lối làm việc, nâng cao tính chuyên nghiệp, chú trọng đến hiệu quả công việc.
Mỗi cán bộ, nhân viên có kế hoạch học tập và sắp xếp thời gian hợp lý để tự học, tự nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu về những vấn đề công việc mà mình phụ trách, dần từng bước bao quát các vấn đề liên quan của phòng, cơ quan toàn diện hơn, xác định việc tự học tập vừa là quyền lợi, vừa là trách nhiệm và nghĩa vụ, nhu cầu trực tiếp, thói quen hàng ngày của mỗi cán bộ, đảng viên.
Trên cơ sở nhiệm vụ được phân công, mỗi công chức, nhân viên, chủ động kiểm tra đầu mối công việc, những công việc cần làm, sắp xếp công việc hài hòa, việc nào làm trước, việc nào làm sau, phân bổ thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành một cách hợp lý. Đề cao trách nhiệm của mỗi cá nhân và xác định đúng chức năng, nhiệm vụ của mình để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu khó khăn vướng mắc thì trực tiếp xin ý kiến lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo cơ quan trực tiếp phụ trách để xử lý kịp thời, tránh việc xử lý trễ hạn.
Sau khi nhận nhiệm vụ từ lãnh đạo Phòng, cơ quan và tiến hành xem xét công việc đã được phân công để tổ chức thực hiện đúng thời gian, có báo cáo kết quả thực hiện. Trong công việc hàng ngày, phải ghi lại công việc của mình đã làm (liệt kê công việc kèm theo mẫu đánh giá công chức hàng tháng), chủ động báo cáo tiến độ thực hiện trực tiếp với lãnh đạo phòng.
Chủ động đề xuất những giải pháp, sáng kiến hay, phù hợp với nhiệm vụ; tăng cường công tác phối hợp, thông tin, trao đổi giữa các Phòng có liên quan, các bộ phận, chuyên viên, nhân viên trong công tác nắm bắt tình hình để bảo đảm phục vụ kịp thời.
Thứ hai, Thường xuyên rà soát, xây dựng kế hoạch phân công nhiệm vụ cho công chức, nhân viên ngay từ đầu năm; ban hành Thông báo về việc phân công công tác cho công chức, nhân viên phải phù hợp với chuyên môn, vị trí việc làm. Lãnh đạo phòng thường xuyên kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng nhiệm vụ; kịp thời đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới trong thực hiện nhiệm vụ; nên động viên, tạo cho công chức, nhân viên có niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Biểu dương những việc làm tốt, nhắc nhở kịp thời những việc làm chưa tốt, đồng thời nắm bắt, chia sẽ kịp thời, quan tâm đến công chức, nhân viên