Vai trò quan trọng của công các văn thư, lưu trữ
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức. Nếu công tác văn thư và lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia...
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước. Đã có rất nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác công văn, giấy tờ. Công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện. Quốc hội nước ta cũng đã ban hành nhiều pháp lệnh về công tác văn thư, lưu trữ như Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30/11/1982, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Luật Lưu trữ (2011) với mục tiêu bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia.
Một số kết quả nổi bật trong triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở Bình Thuận
Trong những năm qua, toàn Đảng bộ Bình Thuận triển khai thực hiện nhiều kết luận, nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của tỉnh và sơ, tổng kết nhiều chủ trương, nghị quyết của Trung ương và địa phương, về công tác văn thư, lưu trữ. Khối lượng công việc ngày càng lớn, yêu cầu rất khẩn trương, nhưng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là cán bộ lưu trữ ở nhiều nơi còn kiêm nhiệm. Song, các cấp uỷ, cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội mà trực tiếp là lãnh đạo văn phòng và cán bộ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đã nỗ lực khắc phục khó khăn, đoàn kết, cộng đồng trách nhiệm trong giải quyết công việc, chủ động phục vụ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng và tổ chức chính trị - xã hội, đáp ứng kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cấp uỷ, cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nổi rõ là:
Công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội tiếp tục được cải tiến lề lối làm việc, xây dựng các quy chế, quy trình nghiệp vụ; quản lý chặt chẽ văn bản, bảo đảm bí mật thông tin, tài liệu; văn bản đi, đến ở các cấp uỷ, cơ quan đảng được đăng ký, quản lý trên phần mềm Lotus Notes phiên bản mới (Notes 8.5); các cấp uỷ từ tỉnh đến huyện, các ban đảng và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh thực hiện nghiêm túc Quyết định số 305-QĐ/TU, ngày 15/11/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về việc gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Việc số hóa, gắn tệp chuyển giao, xử lý và lưu trữ văn bản trên mạng được Văn phòng Tỉnh uỷ, các cấp uỷ, cơ quan đảng duy trì và thực hiện tốt.
Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng ngày càng chính xác, thống nhất theo quy định của Trung ương và Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của từng tổ chức.
Hoạt động của các cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội được văn bản hoá đầy đủ. Các hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ và một số hội nghị quan trọng được các cấp uỷ ban hành thông báo kết luận hội nghị, những cuộc họp quan trọng có tổ chức ghi âm và văn bản hóa được một số Biên bản theo đúng quy định, góp phần lưu giữ được tài liệu có giá trị của cấp uỷ, cơ quan đảng. Công tác lập hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ tên loại, hồ sơ vấn đề, chuyên đề, vụ việc được hầu hết cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội chú ý thực hiện ngày càng tốt hơn; Chế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bước đầu được các cấp uỷ, cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội chú ý thực hiện.
Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được tăng cường. Tỉnh uỷ và Văn phòng Tỉnh uỷ đã ban hành trên 30 văn bản chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và sơ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ . Các huyện, cơ quan đảng và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh đã ban hành các quy định liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ: Quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Quy định về xử lý và gửi, nhận văn bản trên mạng; quy định về chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác của kho lưu trữ cấp uỷ huyện; Quy chế về quản lý và sử dụng con dấu; Chỉ thị về đẩy mạnh công tác quản lý, sử dụng tài liệu của Đảng và tổ chức chính trị - xã hội; Quy định về bảo đảm an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan đảng… Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức thuộc phạm vi chỉ đạo của văn phòng cấp uỷ tỉnh, huyện tiếp tục tổ chức thực hiện khá nề nếp. Thông qua kiểm tra, hướng dẫn đã kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, tạo sự chuyển biến tiến bộ trong công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, đã quán triệt và triển khai Chỉ thị số 14-CT/TU, ngày 17/10/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về đẩy mạnh công tác quản lý, sử dụng tài liệu của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Ngoài ra, công tác tập trung, chỉnh lý tài liệu ở các cấp uỷ, cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội được quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiện có hiệu quả. Công tác bảo quản tài liệu ở Kho Lưu trữ Tỉnh uỷ và các kho lưu trữ cấp uỷ huyện được chú trọng. Số lượng, diện tích phòng, kho được bố trí nhiều hơn, rộng hơn. Phương tiện, thiết bị được đầu tư trang bị thêm cơ bản đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ cấp uỷ và lưu trữ hiện hành của các cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh được quan tâm thực hiện, đáp ứng kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng; tổng kết việc thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Trung ương và địa phương; phục vụ công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử Đảng; giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ… Trong quá trình phục vụ khai thác, các phòng kho lưu trữ cấp uỷ và văn thư cơ quan đã chú ý theo dõi, quản lý chặt chẽ và thu hồi đầy đủ tài liệu; không để xảy ra hư hỏng, hoặc mất mát tài liệu. Việc triển khai ứng dụng hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp sau khi nâng cấp lên phiên bản mới (Notes 8.5) đã đi dần vào nề nếp ở nhiều cơ quan và từng bước tạo ra phong cách làm việc mới trong các cơ quan của Đảng; thông tin đầy đủ hơn, xử lý thông tin nhanh và kịp thời hơn; giảm được gần 10% lượng giấy tờ. Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở các cấp uỷ, cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội được bố trí tương đối ổn định, cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc. Tổng số cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay trong các cấp uỷ, cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội tỉnh là 60, trong đó 36 văn thư, 12 lưu trữ, 12 kiêm nhiệm. Chế độ, chính sách đối với cán bộ lưu trữ tiếp tục được các cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện đủ và đúng quy định.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị - xã hội ở Bình Thuận còn một số hạn chế, thiếu sót, đó là:
Nhiều cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội chưa quan tâm tổ chức công tác lưu trữ hiện hành, chưa xây dựng Danh mục hồ sơ để làm cơ sở cho việc lập và giao nộp hồ sơ về lưu trữ; cán bộ, chuyên viên thực hiện chưa nghiêm chế độ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ hiện hành của cơ quan. Văn bản hóa biên bản hội nghị ở nhiều cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện chưa kịp thời, chưa đúng quy định. Một số tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ, các ban cán sự đảng, đảng đoàn chậm giao nộp tài liệu về Kho Lưu trữ Tỉnh uỷ theo quy định. Ở một số kho lưu trữ cấp uỷ huyện chưa thu thập, quản lý triệt để tài liệu của các đơn vị trực thuộc; hoặc đã thu về nhưng chậm chỉnh lý; chất lượng chỉnh lý tài liệu một số phông chưa cao. Nhiều cán bộ văn thư, lưu trữ chưa được đào đạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ và kiêm nhiệm nhiều việc đã ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
Nguyên nhân thiếu sót, hạn chế nêu trên là do: Một số cấp uỷ, lãnh đạo cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội chưa quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ; chưa xác định rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định; chưa tập trung chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thu hồi và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Cán bộ lãnh đạo các cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội, cán bộ văn thư, lưu trữ có sự thay đổi, đã ảnh hưởng trực tiếp đến việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Nhiều cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nhiều việc. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực thực tiễn của nhiều cán bộ văn thư, lưu trữ có mặt còn hạn chế. Kinh phí chi trả cho các hoạt động lưu trữ nói chung và tập trung, chỉnh
lý tài liệu tồn đọng nói riêng chưa được cấp uỷ, lãnh đạo cơ quan đảng, tổ chức
chính trị - xã hội tỉnh, huyện quan tâm đầu tư.
Nhiệm vụ và giải pháp trong thời gian tới
Một là, tập trung triển khai, thực hiện Luật Lưu trữ (2011) và Quy định 210-QĐ/TW, ngày 16/3/2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Chỉ thị số 14-CT/TU, ngày 17/10/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về đẩy mạnh công tác quản lý, sử dụng tài liệu của Đảng và tổ chức chính trị-xã hội; thực hiện nghiêm túc các Quyết định 31-QĐ/TW, Quyết định 91-QĐ/TW về thẩm quyền ban hành văn bản và Hướng dẫn 11-HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng; khắc phục những tồn tại về quản lý văn bản, ghi biên bản hội nghị, xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hai là, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội; kịp thời bổ sung, sửa đổi hoặc ban hành mới những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật và quy định của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ.
Ba là, tổ chức lưu trữ cơ quan và kiện toàn các phòng, kho lưu trữ cấp uỷ, bổ sung, sắp xếp, kiện toàn cán bộ văn thư, lưu trữ đủ tiêu chuẩn theo quy định; tăng cường công tác đào tạo, tập huấn cho cán bộ văn thư, lưu trữ, đặc biệt đối với những cán bộ mới, chưa qua đào tạo; thực hiện chế độ, chính sách cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
Bốn là, các cấp uỷ tăng cường chỉ đạo việc tập trung tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo quy định. Tiếp tục lãnh đạo các đơn vị sử dụng Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trên Lotus Notes, nhất là thực hiện đồng bộ, khép kín quy trình xử lý văn bản trên mạng; hoàn chỉnh các cơ sở dữ liệu Văn kiện Đảng, Mục lục hồ sơ để đưa vào phục vụ khai thác trên hệ thống mạng diện rộng của Đảng đảm bảo bí mật và an toàn./-