Trong 5 năm qua, công tác văn thư, lưu trữ của toàn Đảng bộ tỉnh đạt nhiều kết quả. Các cơ quan, đơn vị đã quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; tích cực lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao, đóng góp trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của các cấp ủy, đảm bảo thông suốt, hiệu quả, bí mật.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ còn một số hạn chế, trong đó đáng lưu ý là:
Một số cơ quan chưa kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới quy định về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn mới của Trung ương và yêu cầu thực tiễn; chưa quản lý chặt chẽ văn bản, nhất là văn bản đến; chưa văn bản hóa đầy đủ biên bản họp, hội nghị để lưu giữ trong hồ sơ cuộc họp, hội nghị; chưa số hóa và cập nhật đầy đủ văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản; chưa thực hiện đầy đủ quy trình theo dõi, giải quyết văn bản trên môi trường mạng và lập hồ sơ điện tử. Một số cấp ủy xã còn tình trạng chưa lưu bản gốc văn bản đi ở bộ phận văn thư, nhất là văn bản đại hội đảng bộ xã; việc đăng ký, quản lý tài liệu mật chưa chặt chẽ theo quy định.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin xử lý văn bản đi, đến theo quy trình khép kín triển khai còn chậm. Việc ghi biên bản hội nghị cấp ủy và các cuộc họp chưa thực hiện theo đúng Hướng dẫn số 02-HD/VPTU ngày 03/3/2023 về ghi biên bản các hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực các cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh ủy, nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị sổ biên bản không đầy đủ, chi tiết, không đúng diễn biến, chưa có chữ ký của thư ký và người chủ trì, không đóng dấu giáp lai; thời gian hoàn thiện biên bản kéo dài.
Một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện đầy đủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ, chưa trang bị đủ các loại sổ đăng ký văn bản mật, các con dấu bảo vệ bí mật nhà nước; quy trình, thủ tục, soạn thảo, phát hành, nhân sao văn bản mật chưa đúng quy định; việc xác định độ mật chưa chính xác; có trường hợp còn vi phạm kết nối internet từ máy nội bộ trong mạng thông tin diện rộng của Đảng.
Còn tình trạng nộp tài liệu về kho lưu trữ trong tình trạng chưa lập hồ sơ công việc ở bộ phận cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ. Việc thu thập thành phần tài liệu nộp lưu của một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chưa đầy đủ, chưa chú ý quản lý tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử. Chất lượng chỉnh lý tài liệu chưa bảo đảm yêu cầu nghiệp vụ, ảnh hưởng đến công tác phục vụ khai thác, nghiên cứu sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Việc quản lý tài liệu ở cấp xã còn lỏng lẻo, có nơi xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, ảnh hưởng đến việc thu thập tài liệu để viết lịch sử của đảng ủy xã.
Tiến độ xử lý tài liệu tồn đọng còn chậm, số lượng tài liệu chưa chỉnh lý còn lớn, nhất là cấp ủy huyện([1]), có tình trạng tài liệu tồn đọng chồng tồn đọng. Cơ sở dữ liệu văn kiện đảng, mục lục hồ sơ kho lưu trữ của một số cấp ủy chưa được cập nhật đầy đủ, làm hạn chế việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Nhiều kho, phòng lưu trữ không đủ diện tích và các phương tiện cần thiết để bảo quản tài liệu (điều hòa, hút ẩm, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, ...) nguy cơ ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu. Việc trang bị tủ lưu trữ tài liệu của Tỉnh ủy cho bộ phận văn phòng cấp ủy xã để lưu trữ tài liệu nhưng còn 18/124 xã bố trí chưa đúng mục đích sử dụng; còn 77/124 xã chưa bố trí phòng (kho) lưu trữ tài liệu, chưa có các thiết bị bảo quản tài liệu.
Nguyên nhân của những hạn chế trên là do một số cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị chưa quan tâm lãnh đạo công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, số lượng còn thiếu, kiêm nhiệm công việc; riêng đối với cán bộ Văn phòng cấp ủy xã kiêm văn thư, lưu trữ thường thay đổi, kiêm nhiều việc, nhưng chế độ đãi ngộ chưa tương xứng, nên thường xuyên nghỉ việc. Việc tham mưu, đề xuất và phương pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ của một bộ phận cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng kho, phòng, cơ sở vật chất cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.
Để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu, các cơ quan, đơn vị tập trung thực hiện tốt một số nhiệm vụ trọng tâm:
Một là, cấp ủy các cấp lãnh đạo nâng cao nhận thức, quán triệt đầy đủ vai trò, vị trí công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị; tổ chức thực hiện quy trình công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định, đồng bộ từ lãnh đạo đến chuyên viên và cán bộ văn thư, lưu trữ. Thực hiện tốt việc lưu trữ tài liệu theo Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Hai là, đối với công tác văn thư, từ khâu soạn thảo, luân chuyển, ký văn bản, phát hành tài liệu,… phải đảm bảo đúng quy định, đúng thẩm quyền, đảm bảo khoa học, chặt chẽ, bí mật thông tin tài liệu. Đẩy mạnh cải cách quy trình thủ tục, giảm bớt văn bản, giấy tờ; tiếp tục đổi mới, cải tiến theo hướng chuyên nghiệp, khoa học, hiện đại, từng bước thực hiện quy trình giải quyết văn bản qua mạng. Quản lý chặt chẽ việc bảo quản và sử dụng con dấu.
Ba là, đối với công tác lưu trữ: Thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ cấp ủy, tăng cường số hóa. Tổ chức khai thác sử dụng, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ. Chú trọng phòng, chống cháy nổ. Bố trí kinh phí, cơ sở vật chất cần thiết để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng. Cấp ủy xã bố trí tủ lưu trữ tài liệu của Tỉnh ủy cấp sử dụng đúng mục đích. Rà soát, nâng cấp sửa chữa hoặc xây dựng mới kho (phòng) lưu trữ cấp ủy huyện, xã phù hợp theo quy định.
Bốn là, thường xuyên rà soát công tác phân công nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Tăng cường tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ gắn với tự đào tạo, bồi dưỡng, tự tích lũy kinh nghiệm nhằm nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Quan tâm thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
Năm là, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; qua đó chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong việc thực hiện các khâu của công tác văn thư, lưu trữ. Văn phòng Tỉnh ủy duy trì tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ định kỳ 02 năm/lần.
Công tác văn thư, lưu trữ là môn khoa học nghiệp vụ chuyên ngành, đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cần thực hiện nghiêm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ và bảo vệ bí mật nhà nước. Công tác lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan, đơn vị phải quyết liệt, tập trung chỉnh lý, giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng nhiệm kỳ trước trở đi (liền kề nhiệm kỳ này), lưu giữ, bảo quản, phục vụ khai thác tại kho lưu trữ của các cơ quan, đơn vị. Tài liệu có giá trị vĩnh viễn được đưa vào lưu trữ lịch sử của Kho lưu trữ Tỉnh ủy.
([1]) Lưu trữ cơ quan Văn phòng cấp ủy cấp huyện còn tồn đọng hơn 201 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh; các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh còn tồn đọng 183 mét giá tài liệu.