Qua kiểm tra tại cơ quan Huyện ủy Hàm Thuận Bắc, đồng chí Nguyễn Thị Thắng - Phó Chánh Văn phòng Tỉnh ủy -Tổ Trưởng Tổ kiểm tra kết luận:
Đối với Công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện
Văn phòng Huyện ủy Hàm Thuận Bắc lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin phục vụ tốt yêu cầu hoạt động của cấp ủy. Bố trí cán bộ thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin khá tốt. Công tác tham mưu tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cấp cơ sở được quan tâm thực hiện. Tham mưu đề xuất Thường trực Huyện ủy mua sắm, bổ sung thay thế trang thiết bị công nghệ thông tin đảm bảo phục vụ nhu cầu công tác.
Đối với Công tác văn thư
Công tác quản lý, theo dõi quá trình luân chuyển công văn đi và đến thực hiện chặt chẽ, tất cả tài liệu đi, đến đều được đăng ký trên hệ thống phần mềm Notes web. Quy trình soạn thảo văn bản được quan tâm chỉ đạo thực hiện; văn bản ban hành cơ bản đúng thẩm quyền và thể thức quy định. Việc bảo quản tài liệu, bảo mật thông tin, quản lý con dấu thực hiện chặt chẽ. Biên bản các cuộc họp, hội nghị được ghi sổ cẩn thận; một số văn bản quan trọng được văn bản hóa bằng thông báo kết luận.
Đối với Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ thực hiện tương đối tốt; trong đó đáng chú ý là nguồn tài liệu từ năm 2015 trở về trước tại các Đảng ủy xã đã được thu thập và chỉnh lý nộp vào Kho lưu trữ Huyện ủy; Văn phòng Huyện ủy đã xây dựng kế hoạch chỉnh lý khối tài liệu thuộc Phông lưu trữ Huyện ủy giai đoạn 2015 - 2020.
Thực hiện thu thập, lập hồ sơ hoàn chỉnh tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện nhiệm kỳ 2020 - 2025 và tài liệu Đại hội các chi, đảng bộ cơ sở nhiệm kỳ 2020 - 2025. Tài liệu được phân loại, sắp xếp theo từng thể loại văn bản và chỉnh lý sơ bộ, kịp thời phục vụ khai thác.
Hoạt động số hóa tài liệu tại Kho Lưu trữ Huyện ủy thực hiện đảm bảo đúng theo Kế hoạch đề ra và đã rà soát, lập danh mục chuyển về Văn phòng Tỉnh ủy theo quy định( ). Các trang thiết bị được cấp phục vụ hoạt động số hóa tài liệu như máy scan, máy ảnh kỹ thuật số được sử dụng có hiệu quả; các thiết bị số hóa do cán bộ lưu trữ quản lý và sử dụng.
Đối với Công nghệ thông tin
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ được lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy quan tâm thực hiện và đáp ứng tốt các yêu cầu công tác. Công tác gửi nhận văn bản thực hiện trên phần mềm Notes Web, phần mềm gửi nhận văn bản trên mạng internet của Tỉnh ủy góp phần giảm tải việc in ấn văn bản giấy, tiết kiệm kinh phí, thời gian giải quyết công việc. Tổ chức triển khai thực hiện một phần của quy trình xử lý văn bản khép kín trên mạng, áp dụng chữ ký số, phát hành văn bản đi, đến được nhanh chóng, kịp thời. Cán bộ quản trị mạng phối hợp với cán bộ công nghệ thông tin Văn phòng Tỉnh ủy trong xử lý, cài đặt phần mềm Notes web. Trang bị đầy đủ máy vi tính, máy scan, máy photo để hỗ trợ xử lý công việc được nhanh chóng, hiệu quả. Quản trị mạng quan tâm hướng dẫn và khắc phục các lỗi trong việc sử dụng phần mềm hệ thống thông tin Web Notes cho cán bộ, công chức các Ban và Văn phòng Huyện ủy; khắc phục kịp thời các sự cố về máy vi tính, đường truyền mạng ở cơ quan Huyện ủy. Công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin được tăng cường. Hệ thống mạng nội bộ vận hành khá thông suốt, chưa xảy ra sự cố về mất mát dữ liệu, lộ, lọt thông tin ra bên ngoài. Bảo đảm hoạt động, kết nối cầu truyền hình trực tuyến phục vụ các cuộc họp, hội nghị của tỉnh, huyện thông suốt, an toàn. Chủ động mở rộng điểm cầu để phục vụ tốt yêu cầu của Thường trực Huyện ủy. Cập nhật tin, bài cơ bản đạt yêu cầu đề ra và phản ánh hoạt động của các cấp ủy đảng ở địa phương.
Thực hiện tốt phần mềm “gửi, nhận văn bản” trên Internet đối với HĐND, UBND, các ban ngành, Mặt trận, đoàn thể huyện và các cấp ủy cơ sở; tạo hộp thư công vụ cho cán bộ, công chức Mặt trận, đoàn thể huyện và Đảng uỷ xã, thị trấn; Số lượng truy cập phần mềm gửi nhận văn bản là 4967 lượt, số lượng xem văn bản là 10.710 lượt, đạt tỷ lệ 99,93%; triển khai cho 81 đơn vị với tổng lượt xem văn bản là 146.912 lượt.